523766 – Adjoint/adjointe de direction/ Executive Assistant

Description du poste :

Formation : Diplôme de niveau collégial ou équivalent en administration, gestion, management, marketing ou domaine connexe 

Expérience : minimum de deux (2) années d’expérience pertinente dans un rôle administratif, de service à la clientèle auprès de professionnels et de clients exigeant un service haut de gamme, de coordination ou de gestion des opérations.

Compétences clés :

• Gestion d’agendas et coordination de réunions;
• Rédaction professionnelle (courriels, rapports, procès‑verbaux); recherche/compilation de données et préparation de présentations;
• Capacité à traiter des dossiers confidentiels;
• Sens de l’organisation et des priorités.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, PowerPoint) et outils de gestion administrative.
• Coordination d’équipe(s).
• Coordination d’événements d’affaires.
• Français et anglais (bilinguisme fonctionnel requis pour communications écrites/orales).

TÂCHES DU POSTE

1) Gérer de façon proactive l’agenda, les courriels, les déplacements, les communications de la direction et les formations (priorisation, suivi, rappels).
2) Assurer le suivi de dossiers stratégiques et confidentiels, incluant la coordination des échéanciers et la tenue de dossiers.
3) Rédiger et réviser des courriels professionnels, lettres, notes de service, comptes rendus et autres documents destinés à la direction.
4) Préparer l’ordre du jour et organiser les réunions de direction (convocations, logistique, documentation, comptes rendus).
5) Analyser des informations et préparer des rapports, mémoires et synthèses à l’intention des cadres.
6) Réaliser des recherches, compiler des données et préparer des présentations pour appuyer la prise de décision.
7) Assurer la liaison et la coordination entre la direction et les divers départements ainsi qu’avec certains partenaires internes/externes.
8) Établir, documenter et coordonner des politiques et procédures administratives pour la direction, et proposer des améliorations de processus.
9) Représenter la direction lors d’échanges avec certains partenaires internes/externes au besoin, et formuler des recommandations.

10) Assurer l’organisation d’événements et de réunions internes et externes (partenaires/clients).

Temps plein : 33 h/semaine, sur 4,5 jours.

Vacances : 3 semaines payées/an (6%). Contribution au REER par l’employeur après 6 mois d’embauche.

Lieu d'emploi : Laval, Québec, Poste en présentiel (télétravail occasionnel)

Contacter pour postuler :

Me Simon Deslauriers

s.deslauriers@etticnotaires.com

450 668 2473