552806 – Secrétaire

•    Reçoit les appels téléphoniques, donne des renseignements d’ordre général ou relatifs aux services, prend et achemine les messages à qui de droit ;
•    Reçoit les citoyens, contribuables et professionnels, prend les renseignements, procède à l’ouverture des dossiers et les achemine à qui de droit ; au besoin, fixe un rendez-vous, fournit des informations de base ;
•    Recherche, reçoit et collige l’information nécessaire pour la rédaction de certains articles, de textes, d’allocutions, de procès-verbaux, etc. ;
•    Résume des articles, des textes, etc. ;
•    Effectue des calculs, complète et soumet des formulaires, prépare des rapports statistiques ;
•    Ouvre et distribue le courrier ;
•    Rédige la correspondance et prépare différents rapports, procès-verbaux, tableaux ou autres documents relatifs au service et soumet ces documents pour signature ;
•    Classe, tient à jour et assure le suivi des différents dossiers et fichiers sous sa responsabilité ;
•    Prépare et numérise certains documents pour les réunions plénières et les séances du conseil ou autres réunions du service, assemble les fichiers pour les dossiers de conseil sans papier ;
•    Tient à jour le système de classement et assure le suivi des différents dossiers et fichiers en fonction de la mise à jour du calendrier de conservation ;
•    Remplit les mandats qui lui sont confiés pour remplacer ses collègues dont les tâches s’associent au secrétariat et à la comptabilité tels que, main limitativement :
•    Remplit les mandats qui lui sont confiés pour remplacer ses collègues dont les tâches s’associent au secrétariat et à la comptabilité tels que, mais non limitativement :
    Soutien au poste de technicien à la paie et comptabilité ;
    Soutien au poste de préposé à la taxation ;
    Remplacement au poste de réceptionniste et commis à la perception et au Service des loisirs.
•    Effectue toutes autres tâches connexes que peut lui confier son supérieur.