554123 – commis-secrétaire volant/volante

Effectuer les tâches de commis ou de secrétaire selon les différents dossiers du service. Se référer aux tâches des postes de commis applicable lors de remplacement.

Fournir ou obtenir les informations ou les documents demandés par le personnel du service, selon les instructions reçues, et les acheminer au besoin à qui de droit.

Recevoir les appels téléphoniques, les visiteurs et le personnel. Leur fournir ou obtenir les informations ou les documents demandés selon les instructions reçues et les acheminer à qui de droit.

Rédiger, saisir et corriger de la correspondance, des lettres, des rapports, des mémos, des ordres du jour, des comptes rendus, des protocoles d’entente, des demandes d’aide financière, des rapports d’activités, des appels d’offres, des formulaires ou tout autre document à partir de documents préparés par le service dans son champ d’expertise. 

Effectuer la saisie de données et la mise à jour dans divers logiciels selon la mission du service où elle occupe la fonction.

Offrir un support selon les besoins ponctuels, les activités, les tâches calendrier, les évènements et les projets du service.

Recevoir et traiter toute demande de secrétariat. Photocopier, assembler, monter, compiler et classer divers documents, tableaux, dossiers et registres et les acheminer à qui de droit. 

Vérifier et saisir les feuilles de temps du personnel du service si nécessaire.

Effectuer le suivi des commandes d’achat, des réquisitions et des avis de réception selon les normes en vigueur et en faire le classement.