553743 – Adjoint(e) administratif(ve)

Sommaire du poste :  Relevant de la trésorière, l’adjoint(e) administratif(ve) assure l’accueil et la représentation téléphonique de la Municipalité tout en effectuant différents travaux de bureau et de soutien administratif et comptable en appui à la direction et aux services municipaux. Il s’agit d’un remplacement temporaire d’une durée indéterminée.

Tâches

•    Assure l’accueil des citoyens et la réception des appels;
•    Répond aux demandes d’information de routine, réfère les autres cas à la personne compétente et les inscrit au logiciel de suivi des requêtes;
•    Ouvre, trie et achemine le courrier, les demandes et autres documents aux ressources appropriées;
•    Effectue l’encaissement des sommes reçues (à la réception et par la poste) et prépare les dépôts bancaires;
•    Assure le cycle complet des comptes payables, en collaboration avec l’adjointe à la trésorerie et à la comptabilité;
•    Prépare et transmet les confirmations de taxes demandées;
•    Rédige, met en page et révise l’orthographe de divers documents et rapports officiels;
•    Assiste le greffe dans le traitement des documents ainsi que la direction, les cadres et les inspecteurs, au besoin;
•    Veille au classement des documents physiques et électroniques;
•    Collabore à la mise à jour du site Internet avec le Service des communications;
•    Prépare et traite les commandes de papeterie et se charge des envois par la poste ou par transporteur;
•    Assure le suivi de l’entretien des équipements de bureau (photocopieur, imprimante, système téléphonique, etc.);
•    Effectue toute autre tâche connexe à la demande de la Direction.

Profil de compétences et qualifications requises

•    Un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou toute combinaison d’expérience jugée satisfaisante dans un emploi similaire;
•    Plus de 3 ans d’expérience dans un poste d’adjoint(e) administratif(ve), d’adjoint(e) à la trésorerie et à la comptabilité ou dans un poste jugé équivalent;
•    Excellente maîtrise de la langue française écrite et orale;
•    Connaissance de la suite Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, autres) et aisance avec Internet et les courriels;
•    Avoir d’excellentes aptitudes pour la planification et l’organisation;
•    Posséder les habiletés requises en communication interpersonnelle et un sens marqué du service aux citoyens;
•    Capacité à travailler en équipe;
•    Être autonome et débrouillard(e);
•    Assurer la confidentialité;
•    Capacité à faire face à l’incertitude, à l’ambiguïté et au stress.

Rémunération et avantages sociaux

Selon la convention collective en vigueur, rémunération entre 29,45 $ et 37,33 $ l’heure, selon l’expérience.
Horaire sur 4 jours et demi par semaine (36 heures).

Entrée en fonction : dès que possible

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. La Municipalité souscrit au principe d’égalité en emploi.