553461 – adjoint administratif/adjointe administrative

Soutien administratif 

• Organiser et soutenir les rencontres de comités, assemblées des membres, et au besoin y participer comme personne-ressource (convocation, préparer documents, prise de notes, rédaction du compte-rendu et suivis); 
• Voir à la préparation des réunions d’équipe, prise de notes, compte-rendu et suivis;
• Assurer le suivi auprès des fournisseurs de l’organisme;  
• Créer et assurer la mise à jour de documents internes (politiques, procédures, outils de travail); 
• Gérer les inventaires (matériel et équipements); 
• Produire différents rapports statistiques afin de documenter l’évaluation des activités et programmes et s’assurer de la compilation des résultats; 
• Assister la direction dans les demandes de subventions et redditions de comptes.

Gestion informatique 

• Coadministrer la base de données;  
• Gérer l’arborescence informatique de l’organisme;  
• Assurer la maintenance et la mise à jour du parc informatique (avec firme externe) et fournir une assistance technique aux membres de l’équipe; 
• Soutenir la responsable des communications dans la gestion du site internet; 
• Procéder aux installations techniques lors des événements;

Comptabilité 

• Doit connaitre ce qu’est un cycle comptable complet et exécuter certaines tâches de comptabilité (facturation, dépôts, etc);
• Soutenir la direction dans la préparation des dossiers de fin d’année;     

Accueil et événements 

• Remplacer l’agente à l’accueil et aux inscriptions 1 journée par semaine et lors de ses absences.
• Participer aux événements de l’organisme et à divers événements externes (kiosques et autres) pour promouvoir les activités et services de l’organisme.